スケジューリングと時間管理 — 短期期間編(1day~3month)

時間は有限です。

なので、無駄な時間を極力排除し、最高のパフォーマンスを発揮できるような環境を作り、集中力を長いこと保つことを目指します。

そのためにも1日にどのように過ごすかということを考えます。
予定を立て、それを管理します。

この記事に書いてあること

  • スケジュール管理のためのツールの紹介
  • 集中力を維持するための方法について
  • 1日のスケジュール管理について

ツールを使う

Togglを使う

言わずと知れた時間管理ツールのTogglです。
プロジェクトごとに時間を管理でき、あとから何にどれくらい時間を使っていたのかを確認することができます。
また、webサイトだけでなくデスクトップツール、スマホアプリ、Chrome拡張機能もあったり、Trelloとの連携もできたり非常に便利です。

移動時間や風呂、洗い物などの生活時間、睡眠時間など、つけようと思えば24時間何かを付けられますが、僕は一応PCの前でしている作業のみにしています。

簡単な使い方は以下のサイトを参考にしてみてください。

【参考】時間管理が苦手な人にもおすすめ!「Toggl」の使い方まとめ。チームの状況把握にも活用! – ウェブ企画ラボ

Trelloを使う

言わずと知れたタスク管理ツールのTrelloです。
共同開発のためにメンバーとタスクを管理するのによく使われますが、個人のタスク管理ツールとしても大変便利です。
ボードやカードを無数に作れるので、カテゴリごとにタスクを分けたりできます。
また、連携できるものが非常に多いので超使いやすいです。

Calendarと連携する

TrelloはPower-Upという機能を使って何か他のアプリと連携することができます。
その中の一つにカレンダーがあるので、これを使って期限日のあるものは設定し視覚的に理解できやすいようにします。

詳しくは以下の記事を参考にしてみてください。

【参考】Trello の各カードに期限日を設定して、google calendar に同期させる – Qiita

ChromeExtentionを使う

toggl button

これを入れることでTrelloとTogglを連携させることができます。

Trelloのカードを表示している状態でTrelloに忠実にTogglのタイマーを開始できます。

Toggl Button: Productivity & Time Tracker – Chrome ウェブストア

Plus for Trello

工数の見積もりと実績の管理をします。
単位は自由なので僕は1工数=1ポモドーロでやっています。
予定を立てる段階で、「このタスクはnポモドーロで終わるだろう」と見積もり、実際にかかったポモドーロ数を記入しておきます。
そしてレビューの段階でこの差分を見て、なぜその工数以内にできなかったのかや、大きく見積もりすぎたかなどを確認するとともに自分のスキルと工数の見積もりの力をつけていきます。

Plus for Trello (time track, reports, scrum) – Chrome ウェブストア

Card Color Titles for Trello

Trelloのラベルを見やすくします。

Card Color Titles for Trello – Chrome ウェブストア

Elegantt for Trello

ガントチャートを表示てきます。
カレンダーとどちらを採用するのか検討中です。

Elegantt for Trello – Chrome ウェブストア

JiNS MEMEを使う

僕は使っていないですが、こんなのもあるみたいです。
良さそうですね。

JINS MEME OFFICE | JINS MEME

方法を使う

ポモドーロ・テクニックを使う

言わずと知れたポモドーロ法です。
だいぶ有名なので詳細が気になる方はググってみてください。

おおざっぱに概要を紹介します。

(25分間集中し、5分休憩) × 3回
(25分間集中し、20分休憩) × 1回
以上を1セットとする方法です。

作業を始める前に「この作業はnポモドーロでやる!!」と決めてから取り掛かることで、25分しか作業できないというのはとても短く感じるので集中できるというものです。

これにはいくつかの付随ルールがあります。

  • 25分経ったら中途半端な状況でも必ず休憩に入る。
    恐らく、だいぶ中途半端な状況で作業が中断されると思います。
    なので気持ち悪い感覚を残したまま休憩に入るのですが、これがその後の作業開始の時に良い感じにスタートするきっかけになります。

  • 休憩中は何をしてもいいが、2歩以上歩くのが理想。
    こうでもしないと永遠に椅子に座っていることになるので、リフレッシュのためにも一度あるきまわったりします。

  • 25分間は絶対に決めたタスクとは違うことしない。
    LINEやTwitterを見るなんて言うまでもなく、ちらっと違う作業をするなどもダメです。

  • 作業中は頭を空にする
    作業中になにか頭によぎることがあれば、その辺の紙などにメモしておき一旦そのことは忘れてしまいます。

  • 割り込みが入った場合
    作業中に電話がかかってきた、人が話しかけてきたなどの割り込みが入ったときはどんな場合であってもそのポモドーロを中断し、その後もう一度最初から開始します。

GTDを使う

GTDという方法もあるようですが、今は取り入れないでおこうと思います。
今後、今の方法で飽きが出てくると取り入れてみるかもです。

調べてみると詳しく解説されている記事がいくつか載せておきます。ちな未読。

【参考】
徹底的なタスク管理「GTD」を使いこなしたいならTodoistが便利|ferret [フェレット]
conlabo.jp/5分でわかるgtd-4181/
【再掲】GTD歴6年目の私が、これ以上ないくらい丁寧に解説します | BrownDots
15分で分かるGTD – 仕事を成し遂げる技術の実用的ガイド | 開発手法・プロジェクト管理 | POSTD

時間割を使う

今は採用していませんが、時間割を作ってしまうのも一つの手です。
毎日するべきことがあったり、曜日ごとにすることが決まっていたりする場合は時間割を作ってしまうと迷うコストが減らすことができ、強制力も働きます。

自己暗示を使う

例えば「明日から先はずっと学校で、今日1日しか休みがない。なら今日はどうすごすか?」のように考え、無駄な時間を過ごさない様に焦らしたりです。
この項目は思いつきで書いてみたので詳しくは知りませんが、また何か良さげなことを知った時に追記します。

実行

1ヶ月単位

順序的には最初に1ヶ月単位の予定を組みます。

【参考】
スケジューリングと時間管理 中長期間編(6month~1year) | mrsekutの備忘録

1週間単位

次に1週間単位のタスク管理をします。
まずTrelloで「1week」というボードを作成し、その中にいくつかのリストを作成します。

  • Today
    その日中にやるタスクです

  • Routine
    毎日やるタスクです

  • ToDo
    今週中にやらないといけないタスク、やりたいタスクです

  • Done
    Todayから終わったカードをここに移して1日が終わるとアーカイブします。

  • Inbox
    何か思いついたことをここにぶち込んでいきます。
    これは月単位、年単位で考えないといけないことかもしれませんが、その時のワークに集中するために思いついたらとりあえずここに突っ込んでおきます。
    そしてそれをその日のレビューまたは週次レビューで具体化して各々のボードに配分していきます。
    この時に「いつかやる」というカードがあってもいいのかもしれません。

最重要なことを最初に決める

以上書いてきたことを踏まえて実際にタスクを管理していきます。
割と直近の話だと1ヶ月後までに絶対にやらないといけないこと等があると思うので、自分のモチベに関係なく期限のあるものを一番初めにTrelloに登録し、期限も設定します。

1日単位のタスクを設定する

日曜始まりなら、その日から土曜までの日数などを考えて今日やらなければいけないことなどをTodayに移します。
Trelloにない予定なども加味し、その日にこなせる量のタスクを設定します。
RoutineからもTodayに移します。
この時に同時にポモドーロの見積もりを設定します。

実行

Trello上でTogglのタイマーを実行しタスクをこなします。
見積もりのポモドーロの回数で終わらなかったとしても、一度作業を切り上げます。
そして、振り返りの時に何故予定時間内に終わらなかったのか、効率を上げるためにはどうすれば良いのかを考えます。

終わるとDone、またはRoutineにカードを戻します。
この後、振り返りの時間があるのでDoneに移したカードはまだアーカイブしてはいけません。

1日の振り返り

これにはあまり時間を避けないかもしれませんが、さらっとその日の振り返りをし、明日の予定を立てます。

1週間の振り返り

土曜日の夜など1週間の最後に振り返りの時間を設けます。
ここでは

  • 見積もりの甘さ
  • 良かった点
  • 悪かった点

  • 何に時間がかかっているのか

  • 何を減らせるのか
  • なぜ時間内に終わらなかったのか
  • より効率を上げるためにはどうすればよいのか
  • 1ヶ月、1年単位でのロードマップに影響はないか

などを確認し、来週はどう行動するかを考え、来週の予定を立てます。

個人的には、シェアハウスの定例会が木曜にあるので金曜始まりにしようかと考えています。

参考

ポモドーロなど生産性向上の方法は以下の記事を参考にしました。
ポモドーロと Trello によるタスク管理(3 of 3 : Trello 編) – この国では犬が
gihyo.jp/dev/serial/01/continue-power/0004
「1年は12週間しかない」と考えよう:年間計画を確実に達成するための5つのステップ | ライフハッカー[日本版]
時間管理は訓練すれば誰でもできる!訓練の3つのポイント!

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